Ratgeber
E-Rechnung kostenlos: Was geht – und wo die Grenzen liegen
Ja, Sie können E-Rechnungen kostenlos erstellen. Für wenige Rechnungen im Monat reicht das oft. Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, stößt aber schnell an Grenzen bei Anzahl, Archiv und Nummernkreis.
Geprüft im November 2026 anhand der FAQ des Bundesfinanzministeriums (Stand Oktober 2026) und der Angaben der Anbieter.
Kurz gesagt
- Eine E-Rechnung muss ein strukturiertes Format haben, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht.
- Kostenlos geht es über Online-Generatoren oder über Gratis-Tarife von Rechnungsprogrammen.
- Gratis-Tarife begrenzen meist die Anzahl der Rechnungen. Generatoren bieten oft kein Archiv und keinen fortlaufenden Nummernkreis.
- Die Pflicht zur Aufbewahrung (8 Jahre) gilt auch für kostenlos erstellte Rechnungen.
Drei Wege zur kostenlosen E-Rechnung
| Weg | So funktioniert es | Passt für |
|---|---|---|
| Online-Generator | Rechnungsdaten in ein Formular eintippen, Datei herunterladen, selbst per E-Mail versenden. | Sehr wenige Rechnungen, zum Beispiel einmal im Monat |
| Gratis-Tarif eines Rechnungsprogramms | Konto anlegen, Kunden und Leistungen speichern, Rechnung aus dem Programm versenden. | Wenige, aber regelmäßige Rechnungen |
| Bezahltes Programm (oft mit Testphase) | Wie Gratis-Tarif, aber ohne Mengengrenze, meist mit Archiv, Mahnungen und Buchhaltung. | Alle, die mehr als eine Handvoll Rechnungen im Monat schreiben |
Gratis-Angebote im Vergleich
Die Tabelle zeigt Beispiele, keine vollständige Marktübersicht. Gratis-Grenzen ändern sich oft. Prüfen Sie die aktuellen Bedingungen direkt beim Anbieter.
| Angebot | Art | Kostenlos enthalten | Formate | Empfang |
|---|---|---|---|---|
| PDF24 E-Rechnung | Generator, ohne Anmeldung | Erstellen ohne Mengengrenze; zu Archiv und Nummernkreis macht der Anbieter keine Angaben | ZUGFeRD-PDF, XRechnung | nein |
| sevdesk Free | Gratis-Tarif, Konto nötig | bis zu 3 (E-)Rechnungen pro Monat; ob das Archiv im Gratis-Tarif enthalten ist, nennt der Anbieter nicht ausdrücklich | ZUGFeRD, XRechnung | keine Angabe |
| SumUp Rechnungen | Gratis-Abo, Konto nötig | bis zu 4 selbst erstellte E-Rechnungen (ob pro Monat oder insgesamt, nennt der Anbieter nicht) | ZUGFeRD, XRechnung | ja, unbegrenzt laut Anbieter |
Stand der Anbieterangaben: November 2026. Wir haben die Angebote nicht mit Testkonten geprüft, sondern die Angaben der Anbieter übernommen.
Reicht gratis für Sie?
Der Rechner gibt eine grobe Orientierung. Er kennt Ihren Betrieb nicht und ersetzt keine Beratung.
Worauf Sie bei Gratis-Generatoren achten müssen
- Richtiges Profil: Bei ZUGFeRD nicht die Profile MINIMUM oder BASIC-WL wählen – sie gelten nicht als E-Rechnung. Am sichersten ist das Profil EN 16931 (auch „COMFORT“ genannt).
- Fortlaufende Rechnungsnummer: Die Nummer müssen Sie bei einem Generator meist selbst vergeben und mitzählen. Doppelte Nummern sind ein Fehler.
- Prüfung: Das Bundesfinanzministerium empfiehlt, E-Rechnungen schon beim Erstellen zu prüfen (Validierung). Es nennt aber kein bestimmtes Werkzeug.
- Daten: Sie geben Kundendaten in eine fremde Website ein. Lesen Sie, wo die Daten verarbeitet werden.
- Ablage: Speichern Sie die Datei sofort unverändert ab. Der strukturierte Teil muss 8 Jahre lang lesbar und unverändert bleiben.
Empfangen und Archivieren nicht vergessen
Seit 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Zum Lesen gibt es kostenlose Anzeigeprogramme, zum Beispiel den amtlichen E-Rechnungs-Viewer bei ELSTER. Aufwendig wird es bei der Ablage: Eingehende und ausgehende E-Rechnungen müssen Sie 8 Jahre lang aufbewahren, und zwar im Originalformat. Mehr dazu im Ratgeber zum Empfang.
Ab wann lohnt sich ein bezahltes Programm?
Das hängt weniger vom Preis ab als von Ihrer Zeit. Ein Generator kostet nichts, aber jede Rechnung tippen Sie neu ein und legen sie selbst ab. Ein Programm merkt sich Kunden und Leistungen, zählt die Nummern und archiviert automatisch. Unsere Einschätzung, keine gemessene Regel: Ab etwa fünf Rechnungen im Monat oder sobald Sie Mahnungen und Belege im Griff haben wollen, lohnt sich meist ein bezahltes Programm. Viele Anbieter bieten eine kostenlose Testphase. Welche Kriterien zählen, zeigt unsere Checkliste zur Software-Auswahl.
Häufige Fragen
Ist eine kostenlos erstellte E-Rechnung rechtlich gültig?
Ja, wenn sie die Vorgaben erfüllt: ein zulässiges Format (XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1, nicht MINIMUM oder BASIC-WL) und alle Pflichtangaben einer Rechnung. Ob das Werkzeug etwas kostet, spielt keine Rolle.
Reicht ein PDF, das ich mit Word erstelle?
Nein. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Zwischen Unternehmen ist sie nur noch während der Übergangsfristen erlaubt, per E-Mail nur mit Zustimmung des Empfängers. Dauerhaft erlaubt bleibt sie bei Rechnungen bis 250 € brutto, bei Rechnungen von Kleinunternehmern und bei Rechnungen an Privatkunden.
Muss ich als Kleinunternehmer überhaupt E-Rechnungen ausstellen?
Nein, Kleinunternehmer sind vom Ausstellen ausgenommen. Empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem. Details im Ratgeber für Kleinunternehmer.
Kann ich mit einem Gratis-Tarif auch E-Rechnungen empfangen?
Das ist je nach Anbieter verschieden. Für den reinen Empfang genügt ein E-Mail-Postfach, zum Lesen ein kostenloser Viewer. Ein Programm hilft vor allem bei Prüfung und Ablage.
Warum nennen Sie nicht mehr Anbieter?
Wir nehmen nur Angebote auf, deren Bedingungen wir auf der Anbieterseite nachlesen konnten. Die Liste wird erweitert und regelmäßig geprüft.
- Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Fragen 4, 7, 8, 11, 12, 12a und 13 (Stand Oktober 2026, abgerufen November 2026)
- PDF24: E-Rechnung erstellen (abgerufen November 2026)
- sevdesk: Kostenlose E-Rechnung Software (abgerufen November 2026)
- SumUp: E-Rechnung (abgerufen November 2026)
