Ratgeber
E-Rechnung für Kleinunternehmer
Als Kleinunternehmer müssen Sie keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen müssen Sie sie aber schon seit Januar 2025. Wichtig wird das Thema, sobald Ihr Umsatz die Grenzen überschreitet.
Geprüft im November 2026 anhand der FAQ des Bundesfinanzministeriums (Stand Oktober 2026), der BMF-Schreiben vom 18. März und 15. Oktober 2025 und des Umsatzsteuergesetzes.
Das Wichtigste in drei Sätzen
- Ausstellen: Leistungen von Kleinunternehmern sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Sie dürfen weiter Papierrechnungen schreiben, oder PDF-Rechnungen, wenn Ihr Kunde damit einverstanden ist.
- Empfangen: Sie müssen E-Rechnungen trotzdem empfangen können. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach.
- Wechsel: Wenn Sie zur Regelbesteuerung wechseln, gilt die Ausstellungspflicht ab diesem Zeitpunkt auch für Sie – mit den allgemeinen Übergangsfristen.
Was Sie als Kleinunternehmer jetzt brauchen
- Eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen, die Sie Ihren Lieferanten mitteilen.
- Ein Programm zum Lesen von XRechnung-Dateien. Kostenlos geht das zum Beispiel mit dem amtlichen E-Rechnungs-Viewer bei ELSTER.
- Eine Ablage für 8 Jahre: Die E-Rechnung muss im Originalformat aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder nur das PDF-Bild reicht nicht.
Mehr dazu im Ratgeber zum Empfang von E-Rechnungen.
Dürfen Sie trotzdem E-Rechnungen schreiben?
Ja. Das Bundesfinanzministerium stellt im Schreiben vom 15. Oktober 2025 klar: Kleinunternehmer dürfen freiwillig E-Rechnungen ausstellen. An andere inländische Unternehmen geht das ohne deren Zustimmung. Bei Privatkunden brauchen Sie deren Einverständnis. Das kann sinnvoll sein, wenn große Kunden E-Rechnungen bevorzugen oder Sie absehbar über die Grenzen wachsen.
Wichtig: Auch in einer E-Rechnung darf als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Stattdessen braucht die Rechnung einen Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 19 UStG). Achten Sie darauf, dass Ihr Programm die Kleinunternehmerregelung unterstützt.
Die Umsatzgrenzen seit 2025
| Zeitraum | Grenze | Was gilt |
|---|---|---|
| Vorjahr | 25.000 € | Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr darf nicht höher gewesen sein. Sonst gilt im laufenden Jahr von Anfang an die Regelbesteuerung. |
| Laufendes Jahr | 100.000 € | Wird die Grenze überschritten, ist schon der Umsatz, mit dem sie überschritten wird, steuerpflichtig. |
| Gründungsjahr | 25.000 € | Im Gründungsjahr gilt 25.000 € als Grenze. Schon der Umsatz, mit dem Sie die Grenze überschreiten, ist steuerpflichtig. Der Umsatz wird nicht auf ein ganzes Jahr hochgerechnet. |
Beispiel der Finanzverwaltung NRW: Bis August 95.000 € Umsatz, im September kommen 6.000 € dazu. Bis August gilt die Kleinunternehmerregelung, die 6.000 € unterliegen bereits der Umsatzsteuer. Die Regel für das Gründungsjahr steht nicht im Gesetz, sondern folgt aus der Auffassung der Finanzverwaltung.
Rechner: Bleiben Sie Kleinunternehmer?
Der Rechner vereinfacht. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, bestimmte steuerfreie Umsätze zählen nicht mit. Im Zweifel fragen Sie Ihr Finanzamt oder Ihre Steuerberatung.
Grenze überschritten: Was dann für die E-Rechnung gilt
Ab dem Wechsel zur Regelbesteuerung sind Sie bei Rechnungen an andere inländische Unternehmen grundsätzlich zur E-Rechnung verpflichtet. Die allgemeinen Übergangsfristen gelten auch für Sie: Bis Ende 2026 dürfen Sie noch sonstige Rechnungen schreiben (Papier immer, PDF nur mit Zustimmung des Kunden). Lag Ihr Umsatz im Vorjahr bei höchstens 800.000 €, gilt das sogar bis Ende 2027. Das gilt auch, wenn Sie freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten; daran sind Sie mindestens fünf Jahre gebunden. Spätestens ab 2028 brauchen Sie ein Programm, das E-Rechnungen erstellt. Alle Termine finden Sie in der Übersicht der Fristen, Ihren persönlichen Stichtag im Pflicht-Check.
Welche Software reicht für Kleinunternehmer?
Für den reinen Empfang brauchen Sie keine bezahlte Software. Wenn Sie wenige Rechnungen schreiben, reicht oft ein kostenloses Angebot; welche Grenzen diese haben, zeigt unser Ratgeber E-Rechnung kostenlos. Sinnvoll wird ein Programm, wenn Sie regelmäßig Rechnungen schreiben, Belege sauber ablegen wollen oder absehbar über 25.000 € Umsatz kommen. Achten Sie darauf, dass es die Kleinunternehmerregelung abbildet und E-Rechnungen archiviert. Die Checkliste zur Software-Auswahl hilft beim Vergleich.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Leistungen von Kleinunternehmern sind von der Pflicht ausgenommen. Sie dürfen weiter sonstige Rechnungen ausstellen: auf Papier oder – wenn der Kunde einverstanden ist – als PDF. Das Einverständnis braucht keine besondere Form.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja, seit dem 1. Januar 2025. Ein E-Mail-Postfach genügt. Sie müssen die Datei aber lesen und 8 Jahre im Original aufbewahren können.
Kann ein Lieferant mir eine E-Rechnung schicken, obwohl ich keine will?
Ja. Bei Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen braucht der Absender für eine E-Rechnung keine Zustimmung. Das gilt auch, wenn Sie Kleinunternehmer sind.
Was passiert, wenn ich im Jahr über 100.000 € komme?
Schon der Umsatz, mit dem Sie die Grenze überschreiten, unterliegt der Umsatzsteuer. Ab dann gelten für Sie auch die Regeln zur E-Rechnung, mit den allgemeinen Übergangsfristen.
Gibt es eine Strafe, wenn ich keine E-Rechnung empfangen kann?
Für fehlende Empfangsbereitschaft gibt es kein eigenes Bußgeld. Wer Rechnungen aber nicht 8 Jahre aufbewahrt, handelt ordnungswidrig; das kann ein Bußgeld bis 5.000 € kosten (§ 26a UStG). Eine E-Rechnung, die per E-Mail kommt, müssen Sie also lesbar und im Original ablegen. Ein E-Mail-Postfach und ein kostenloser Viewer lösen das mit wenig Aufwand.
- Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Fragen 4, 8, 11, 12, 12a, 12c und 13 (Stand Oktober 2026, abgerufen November 2026)
- § 19 UStG – Besteuerung der Kleinunternehmer (abgerufen November 2026)
- Finanzverwaltung NRW: Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer (abgerufen November 2026)
- Bundesfinanzministerium: Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur E-Rechnung, Rn. 22 (Abschnitt 14.1 Abs. 6 und 14.7a Abs. 3 UStAE)
- Bundesfinanzministerium: Schreiben vom 18. März 2025 zur Kleinunternehmerregelung
- § 26a UStG – Bußgeldvorschriften (abgerufen November 2026)
