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E-Rechnung: Pflicht-Check für Ihren Betrieb

Beantworten Sie fünf Fragen. Sie erhalten sofort, ab wann Sie E-Rechnungen empfangen und ausstellen müssen. Ihre Angaben bleiben in Ihrem Browser und werden nicht gespeichert oder übertragen.

Geprüft im November 2026 anhand der FAQ des Bundesfinanzministeriums (Stand Oktober 2026).

1. Hat Ihr Betrieb seinen Sitz oder eine feste Niederlassung in Deutschland?
2. Wem stellen Sie hauptsächlich Rechnungen?
3. Sind Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG?Das heißt: Sie weisen auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus.
4. Lag Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 €?Maßgeblich ist der Vorjahresumsatz. Wenn das Jahr noch läuft: Ihre beste Schätzung.
5. Sind Ihre Leistungen überwiegend umsatzsteuerfrei?Zum Beispiel Heilbehandlungen, Versicherungs- oder Finanzleistungen, Wohnungsvermietung (§ 4 Nr. 8 bis 29 UStG).

So kommt das Ergebnis zustande

Der Check bildet die Regeln ab, die das Bundesfinanzministerium in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung beschreibt:

  • Empfang: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – ohne Ausnahme, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür.
  • Ausstellen 2025 und 2026: Alle Betriebe dürfen noch Papierrechnungen ausstellen. Ein PDF per E-Mail ist nur erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt.
  • Ausstellen ab 2027: Betriebe mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen bei Rechnungen an andere inländische Unternehmen E-Rechnungen ausstellen.
  • Ausstellen ab 2028: Die Übergangsfrist für Betriebe bis 800.000 € Vorjahresumsatz endet am 31. Dezember 2027. Bis dahin dürfen auch bestehende EDI-Verfahren weiterlaufen.
  • Ausnahmen: Rechnungen an Privatkunden, viele steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise, Leistungen von Kleinunternehmern und Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind (z. B. viele Vereine).

Beispiele aus der Praxis

  • Schreinerei mit 1,2 Mio. € Umsatz 2026, vor allem Geschäftskunden: Ausstellen ab 1. Januar 2027 Pflicht.
  • Elektrobetrieb mit 450.000 € Umsatz 2026, gemischte Kundschaft: Ausstellen an Geschäftskunden ab 1. Januar 2028 Pflicht. Rechnungen an Privatkunden bleiben frei.
  • Grafikerin als Kleinunternehmerin: Keine Pflicht zum Ausstellen, aber E-Rechnungen von Lieferanten muss sie schon jetzt empfangen können.
  • Bäckerei mit Thekenverkauf: Kassenbons an Privatkunden und Kleinbeträge bis 250 € brutto bleiben ohne E-Rechnung. Größere Lieferungen an Gastronomiebetriebe fallen unter die Pflicht.
Bäcker hakt im Büro hinter der Backstube eine Checkliste auf dem Klemmbrett ab
Grenzen dieses Checks: Er ersetzt keine Steuerberatung. Sonderfälle wie Organschaften, Leistungen ins Ausland oder gemischte steuerfreie und steuerpflichtige Umsätze sollten Sie im Einzelfall prüfen lassen.

Häufige Fragen zur Pflicht

Welcher Umsatz zählt für die 800.000-Euro-Grenze?

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr. Für das Jahr 2027 zählt also der Umsatz aus 2026. Lag er über 800.000 €, gilt die Pflicht zum Ausstellen ab dem 1. Januar 2027.

Gilt die Pflicht auch für Vereine?

Nur soweit ein Verein unternehmerisch tätig ist, zum Beispiel mit einem Vereinsheim oder Sponsoring. Für diesen Bereich muss er E-Rechnungen empfangen und – nach den Übergangsfristen – ausstellen. Im nicht unternehmerischen Bereich gilt die Pflicht nicht.

Brauche ich für Barverkäufe eine E-Rechnung?

Für bar bezahlte Leistungen gibt es keine Sonderregel. Kauft ein Unternehmen zum Beispiel für mehr als 250 € ein, ist nach den Übergangsfristen eine E-Rechnung nötig. Das Bundesfinanzministerium schlägt vor, vor Ort einen Kassenbeleg auszugeben und die E-Rechnung später per E-Mail nachzureichen.

Was passiert, wenn ich trotz Pflicht keine E-Rechnung schicke?

Eine Ordnungswidrigkeit ist das nach Auffassung der Finanzverwaltung derzeit nicht. Die Rechnung gilt dann aber nicht als ordnungsgemäß, was den Vorsteuerabzug Ihres Kunden gefährden kann. Ihr Kunde hat außerdem einen zivilrechtlichen Anspruch auf eine E-Rechnung.

Brauche ich eine Leitweg-ID?

Nur für Rechnungen an Behörden. Zwischen Unternehmen ist keine Leitweg-ID nötig. Verlangt Ihr Programm das Feld trotzdem, genügt laut Bundesfinanzministerium ein Platzhalter wie „-“.

  1. Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung (Stand Oktober 2026, abgerufen November 2026)

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