Ratgeber
XRechnung, ZUGFeRD, PDF: Welche Formate gelten?
Eine E-Rechnung muss strukturiert und maschinenlesbar sein. Entscheidend ist nicht, wie die Rechnung aussieht, sondern ob ein Programm die Daten automatisch auslesen kann.
Geprüft im November 2026 anhand der FAQ des Bundesfinanzministeriums (Stand Oktober 2026).
| Format | Was es ist | Gilt als E-Rechnung? | Passt gut für |
|---|---|---|---|
| XRechnung | Reine XML-Datei nach EN 16931. Für Menschen nur mit einem Anzeigeprogramm lesbar. | Ja | Rechnungen an Behörden und an Firmen mit automatischer Verarbeitung |
| ZUGFeRD ab 2.0.1 | PDF mit eingebetteter XML-Datei. Für Menschen lesbar, für Programme auswertbar. | Ja – außer Profile MINIMUM und BASIC-WL | Die meisten kleinen Betriebe, gemischte Kundschaft |
| EDI (z. B. EDIFACT) | Datenaustausch zwischen Firmen nach Vereinbarung | Ja, wenn alle Pflichtangaben auslesbar sind. Sonst nur bis Ende 2027 | Größere Lieferbeziehungen mit festen Partnern |
| Normales PDF | Bild einer Rechnung ohne strukturierte Daten | Nein – gilt als „sonstige Rechnung“ | Nur noch in der Übergangszeit und mit Zustimmung des Empfängers |
| Papier | Ausgedruckte Rechnung | Nein | Nur noch in der Übergangszeit |
Welches Format sollten kleine Betriebe wählen?
Für die meisten kleinen und mittleren Betriebe ist ZUGFeRD der einfachste Einstieg: Kunden ohne spezielle Software können die Rechnung wie gewohnt als PDF öffnen, Kunden mit Buchhaltungsprogramm lesen die Daten automatisch ein. Achten Sie darauf, dass Ihr Programm mindestens das Profil EN 16931 (auch „COMFORT“ genannt) erzeugt – die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht.
XRechnung brauchen Sie vor allem, wenn Sie Behörden beliefern oder ein Kunde ausdrücklich danach fragt. Gute Rechnungsprogramme können beides.
Woran erkenne ich eine echte E-Rechnung?
- Bei ZUGFeRD: Das PDF enthält eine angehängte XML-Datei (in vielen PDF-Programmen unter „Anlagen“ sichtbar).
- Bei XRechnung: Sie erhalten eine Datei mit der Endung .xml.
- Ein eingescanntes oder aus Word erzeugtes PDF ist keine E-Rechnung.
Was muss im Datenteil stehen?
Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein – also in den XML-Daten, nicht nur im lesbaren PDF. Ein bloßer Verweis auf eine Anlage, in der etwa die Leistungsbeschreibung steht, reicht nicht. Ergänzende Details wie Stundennachweise dürfen Sie zusätzlich als eingebettete Anlage mitschicken.
Bei ZUGFeRD gilt seit 2025 außerdem: Weichen PDF-Ansicht und XML-Daten voneinander ab, sind die XML-Daten maßgeblich. Gute Programme erzeugen beides aus denselben Daten, sodass keine Abweichung entsteht.
Lohnt sich eine Prüfung (Validierung)?
Ja. Eine Validierung prüft, ob die Datei der Norm entspricht und ob Pflichtangaben fehlen. Sie ist keine gesetzliche Voraussetzung, hilft aber, Rückfragen und Ablehnungen zu vermeiden. Das Bundesfinanzministerium empfiehlt, schon beim Erstellen zu validieren. Viele Rechnungsprogramme machen das automatisch.
Häufige Fragen zu den Formaten
Ist ein PDF aus Word oder ein Scan eine E-Rechnung?
Nein. Ohne strukturierte Daten nach EN 16931 ist es eine „sonstige Rechnung“. Zwischen Unternehmen ist sie grundsätzlich nur noch während der Übergangsfristen zulässig, als PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. Dauerhaft erlaubt bleibt sie bei Rechnungen bis 250 € brutto, von Kleinunternehmern und an Privatkunden.
Wie öffne ich eine XRechnung?
XRechnungen sind reine XML-Dateien ohne PDF-Ansicht. Sie brauchen ein Anzeigeprogramm. Die Finanzverwaltung bietet unter e-rechnung.elster.de einen kostenlosen Viewer für XRechnung und ZUGFeRD an. Daneben gibt es viele weitere kostenlose Angebote.
Welches ZUGFeRD-Profil brauche ich?
Mindestens das Profil EN 16931 (auch „COMFORT“ genannt) oder höher. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht.
Darf ich mit einem Kunden ein anderes Format vereinbaren?
Ja, wenn sich alle Pflichtangaben richtig und vollständig aus der Datei auslesen lassen. So können zum Beispiel bestehende EDI-Verfahren weiter genutzt werden. Verfahren, die das nicht erfüllen, sind nur bis Ende 2027 erlaubt.
Was gilt für Sammelrechnungen und Rechnungen über Bauleistungen?
Sammelrechnungen sind möglich: Als Leistungszeitraum darf der Kalendermonat angegeben werden. Bei Bauleistungen genügt derzeit, im Datenteil die Gewerke mit Summen anzugeben, wenn die Aufschlüsselung nach Leistungsverzeichnis als eingebettete Anlage beiliegt.
- Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand Oktober 2026, abgerufen November 2026)
- E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung (ELSTER)
