Ratgeber
E-Rechnungen empfangen: Das gilt seit 2025
Die Empfangspflicht gilt für alle inländischen Unternehmen, ohne Ausnahme – auch für Kleinunternehmer. Die gute Nachricht: Der Einstieg ist einfach.
Geprüft im November 2026 anhand der FAQ des Bundesfinanzministeriums (Stand Oktober 2026).
In fünf Schritten empfangsbereit
- Postfach festlegen. Ein E-Mail-Postfach reicht aus. Sinnvoll ist eine eigene Adresse wie [email protected], damit nichts untergeht.
- Kunden und Lieferanten informieren. Teilen Sie Ihren Lieferanten mit, an welche Adresse E-Rechnungen gehen sollen.
- Lesen können. ZUGFeRD-Rechnungen öffnen Sie wie ein normales PDF. Für XRechnungen (reine XML-Dateien) brauchen Sie ein Anzeigeprogramm oder eine Buchhaltungssoftware mit Import. Kostenlos geht das mit dem E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung.
- Prüfen. Kontrollieren Sie wie bisher die Pflichtangaben. Maßgeblich ist bei einer E-Rechnung der strukturierte Datenteil, nicht das Bild.
- Archivieren. Bewahren Sie jede E-Rechnung acht Jahre auf, und zwar mindestens den strukturierten Datenteil unverändert im Originalformat. Ein Ausdruck reicht nicht.
Kann ich eine E-Rechnung ablehnen?
Für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen ist die E-Rechnung seit 2025 der Normalfall. Eine Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht nötig. Umgekehrt dürfen Sie in der Übergangszeit ein normales PDF ablehnen, denn dafür braucht der Absender Ihre Zustimmung.
Was ändert sich beim Vorsteuerabzug?
Ist Ihr Lieferant verpflichtet, eine E-Rechnung zu schicken, und schickt er trotzdem ein normales PDF, gilt das nicht als ordnungsgemäße Rechnung. Der Vorsteuerabzug ist dann nicht ohne Weiteres gesichert. Bitten Sie den Lieferanten in diesem Fall um eine E-Rechnung, die sich auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Während der Übergangsfristen ist ein PDF dagegen unproblematisch, wenn Sie davon ausgehen konnten, dass der Lieferant die Übergangsregel nutzen darf.
Häufige Fragen zum Empfang
Müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja. Kleinunternehmer müssen zwar keine E-Rechnungen ausstellen, aber seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Ausnahmen beim Empfang gibt es nicht.
Muss ich E-Rechnungen automatisch verarbeiten?
Nein. Sie müssen eine E-Rechnung empfangen, lesen und ordnungsgemäß aufbewahren können. Eine weitergehende automatische Verarbeitung ist freiwillig, spart aber oft Zeit beim Buchen.
Brauche ich ein spezielles Archivsystem?
Für die Umsatzsteuer liegt laut Bundesfinanzministerium nicht allein deshalb ein Verstoß vor, weil E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Systems gespeichert werden. Wichtig ist, dass der Datenteil unverändert erhalten bleibt und acht Jahre auffindbar ist. Die allgemeinen GoBD-Regeln gelten trotzdem – klären Sie die Details am besten mit Ihrer Steuerberatung.
Wie reiche ich eine E-Rechnung beim Finanzamt ein?
Nur auf Anforderung, zum Beispiel über ELSTER mit der Funktion „Belegnachreichung zur Steuererklärung“. Dort laden Sie die Datei als Anhang hoch.
Prüfen, ab wann Sie auch ausstellen müssen
- Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand Oktober 2026, abgerufen November 2026)
- E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung (ELSTER)
