Ratgeber
Zeiterfassung für kleine Betriebe auswählen
Eine App ist heute nicht Pflicht, kann aber viel Zettelarbeit sparen. Entscheidend sind vier Punkte: Datenschutz, Mitbestimmung, ein sauberer Export für die Lohnabrechnung und die Kosten pro Monat. Für einen Betrieb mit acht Beschäftigten kosten die einfachsten Tarife von clockin und Clockodo rund 32 bis 34 € netto im Monat (Stand 7. November 2026). Bei anderen Anbietern hängt der Preis stärker von der Zahl der Nutzer ab.
Geprüft im November 2026 anhand der Preisseiten der Anbieter (abgerufen am 7. November 2026), der Fragen und Antworten des Bundesarbeitsministeriums, der DSGVO und des im Juni 2026 bekannt gewordenen Referentenentwurfs.
Die Kurzfassung
- Brauchen Sie eine App? Heute nicht: Papier ist erlaubt. Nach dem Entwurf vom Juni 2026 wäre die elektronische Erfassung für Betriebe mit mehr als zehn Arbeitnehmern nach einer Übergangsfrist Pflicht; eine Tabelle würde laut Begründung genügen.
- Datenschutz: Mit dem Anbieter brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).
- Betriebsrat: Gibt es einen, hat er bei der Einführung eines elektronischen Systems in der Regel mitzureden.
- Lohn: Prüfen Sie, ob die Stunden in dem Format exportiert werden, das Ihr Lohnbüro oder Ihre Steuerberatung nutzt.
Die Kriterien im Einzelnen
Datenschutz
Zeitdaten sind personenbezogene Daten. Speichert ein Anbieter sie für Sie, ist er Auftragsverarbeiter. Die DSGVO verlangt dafür einen Vertrag, in dem Gegenstand, Dauer, Zweck und Art der Daten festgelegt sind (Art. 28 Abs. 3). Fragen Sie nach diesem Vertrag, nach dem Serverstandort und danach, wer Zugriff hat. Unsere Einschätzung: Funktionen wie GPS-Standort beim Einstempeln sind datenschutzrechtlich heikel. Schalten Sie nur ein, was Sie wirklich brauchen, und informieren Sie die Beschäftigten.
Mitbestimmung
Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt der Betriebsrat bei technischen Einrichtungen mit, die Verhalten oder Leistung überwachen können. Laut Bundesarbeitsministerium kann darunter auch ein elektronisches Zeiterfassungssystem fallen, soweit es Gestaltungsspielraum gibt. Ob überhaupt erfasst wird, steht dagegen nicht zur Verhandlung – das ist Pflicht. Ohne Betriebsrat entfällt dieser Schritt; die Beschäftigten frühzeitig einzubinden, hilft trotzdem.
Export für die Lohnabrechnung
Der größte Zeitgewinn entsteht, wenn Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten ohne Abtippen in die Lohnabrechnung gelangen. Fragen Sie Ihr Lohnbüro, welches Format es braucht (zum Beispiel einen DATEV-Export oder eine CSV-Datei), und testen Sie den Export im Probezeitraum mit echten Daten eines Monats.
Kosten und Laufzeit
Die meisten Anbieter rechnen pro Nutzer und Monat ab, manche mit Grundgebühr. Achten Sie auf die Mindestlaufzeit, auf Aufpreise für Terminal, Lohnexport oder Dienstplan und darauf, ob Preise netto angegeben sind.
Checkliste für den Vergleich
| Frage | Warum wichtig |
|---|---|
| Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? Wo stehen die Server? | Pflicht nach Art. 28 DSGVO |
| Lassen sich Beginn, Ende, Pausen und Dauer pro Tag erfassen und korrigieren – mit Protokoll? | Pflichtangaben; „verlässlich“ im Sinne des BAG |
| Können Beschäftigte ihre eigenen Zeiten einsehen und exportieren? | Nach Entwurf Anspruch auf Auskunft und Kopie |
| Funktioniert die Erfassung per Handy, am Terminal und ohne Netz? | Baustelle, Außendienst, Laden |
| Passt der Export zu Ihrer Lohnabrechnung? | Spart Abtippen und Fehler |
| Lassen sich Daten mindestens zwei Jahre aufbewahren und beim Kündigen exportieren? | Aufbewahrungspflicht, Anbieterwechsel |
| Was kostet es für Ihre Nutzerzahl, netto, mit allen nötigen Zusätzen? | Grundgebühren und Zusatzmodule ändern den Preis |
Vier Anbieter im Überblick
Die Auswahl ist nicht vollständig und keine Rangfolge. Wir haben Anbieter gewählt, die sich ausdrücklich an kleine Betriebe richten und ihre Preise öffentlich nennen. Alle Preise netto, zuzüglich Mehrwertsteuer, laut Preisseite des Anbieters, abgerufen am 7. November 2026.
| Anbieter | Preis laut Anbieter | Beispiel 8 Nutzer, monatlich | Hinweise laut Anbieter |
|---|---|---|---|
| clockin | Starter 4,20 € pro Nutzer/Monat bei monatlicher Zahlung (3,90 € bei 12, 3,50 € bei 24 Monaten); 10 € Pauschale bei unter 5 Nutzern | 33,60 € | App, Browser und Tablet-Terminal; DATEV-Export für Stundenlisten; 14 Tage Test |
| Clockodo | Basic 4 € pro Nutzer/Monat (3,80 € bei jährlicher Zahlung); keine Grundgebühr | 32,00 € | Arbeitszeit-Tarife Basic und Basic Plus, Projektzeit ab 10 €; monatlich kündbar; 14 Tage Test |
| Crewmeister | ab 1,50 € pro Nutzer/Monat – laut Anbieter berechnet für 50 Mitarbeitende bei jährlicher Zahlung; kleinere Betriebe zahlen mehr | auf der Seite nicht ausgewiesen | Server in deutschen Rechenzentren; DATEV-Anbindung ab 0,60 € pro Nutzer/Monat extra; 14 Tage Test |
| Papershift | Paketpreise nach Mitarbeiterzahl; Beispiel auf der Seite für 16 Mitarbeitende: Core 57,60 €/Monat bei jährlicher Zahlung, zuzüglich 39 € Grundgebühr | auf der Seite nicht ausgewiesen | Zeiterfassung mit Dienstplan; EU-Hosting; DATEV/LODAS-Export im Paket Professional; 14 Tage Test |
Preise ändern sich häufig. Prüfen Sie vor dem Abschluss den aktuellen Preis auf der Seite des Anbieters und lassen Sie sich ein Angebot für Ihre genaue Nutzerzahl geben. Kostenlose Alternativen sind ein Stundenzettel auf Papier oder eine eigene Tabelle – siehe unsere Stundenzettel-Vorlage.
So gehen Sie vor
- Bedarf klären: Wo arbeiten Ihre Leute – im Laden, auf der Baustelle, im Homeoffice? Brauchen Sie Dienstplan, Urlaub oder Projektzeiten?
- Zwei Anbieter testen: Alle vier bieten 14 Tage Probezeit. Lassen Sie zwei Beschäftigte mittesten.
- Export prüfen: Einen Testmonat an das Lohnbüro schicken.
- Datenschutz erledigen: Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen, Beschäftigte informieren, Betriebsrat beteiligen.
- Regeln festhalten: Wer stempelt wann, wer korrigiert, wie werden Pausen erfasst.
Welche Pflicht für Ihren Betrieb gilt, zeigt der Zeiterfassungs-Check. Wenn Sie ohnehin Software für Rechnungen suchen, hilft auch unsere Checkliste zur Rechnungssoftware.
Häufige Fragen
Ist eine Zeiterfassungs-App Pflicht?
Nein, heute nicht. Die Form ist frei. Nach dem Entwurf vom Juni 2026 wäre die elektronische Form für Betriebe mit mehr als zehn Arbeitnehmern nach einer Übergangsfrist Pflicht. Der Entwurf ist noch nicht beschlossen.
Reicht Excel statt einer App?
Heute ja. Laut Begründung des Entwurfs würde auch künftig eine herkömmliche Tabellenkalkulation als elektronische Aufzeichnung gelten. Eine App lohnt sich vor allem bei mehreren Standorten, Schichten oder Außendienst.
Brauche ich die Zustimmung meiner Mitarbeiter?
Für die Erfassung selbst nicht, sie ist gesetzlich vorgeschrieben. Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei einem elektronischen System in der Regel ein Mitbestimmungsrecht. Informieren müssen Sie die Beschäftigten nach der DSGVO in jedem Fall.
Was kostet Zeiterfassung für fünf Mitarbeiter?
Bei clockin (Starter, monatlich) 21 € und bei Clockodo (Basic, monatlich) 20 € netto im Monat, laut den Preisseiten vom 7. November 2026. Zusatzmodule wie Lohnexport oder Terminal können mehr kosten.
- Bundesministerium für Arbeit und Soziales: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung (Stand 8. August 2025, abgerufen November 2026)
- Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679, Art. 28 (abgerufen November 2026)
- Bundesarbeitsgericht: Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21 (abgerufen November 2026)
- Bundesministerium für Arbeit und Soziales: Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes, bekannt geworden am 18. Juni 2026, nicht vom Ministerium veröffentlicht, § 16 Abs. 5 und 8 ArbZG-E und Begründung; Text über bdkv.de (PDF) (abgerufen November 2026)
- Preisseiten der Anbieter, jeweils abgerufen am 7. November 2026: clockin.de/preise, clockodo.com/de/preise, crewmeister.com/de/preise, papershift.com/preise
