Arbeitszeiterfassung Pflicht 2026: Was heute gilt, was geplant ist

Wer Arbeitnehmer beschäftigt, muss deren Arbeitszeit schon heute erfassen – auch im kleinen Betrieb. Wie Sie das tun, ist bisher nicht vorgeschrieben: Papier, Tabelle oder App sind erlaubt. Ein Entwurf aus dem Bundesarbeitsministerium will die elektronische Erfassung zur Regel machen, ist aber noch kein Gesetz.

Geprüft im November 2026 anhand des Beschlusses des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21), des EuGH-Urteils C-55/18, der Fragen und Antworten des Bundesarbeitsministeriums (Stand 8. August 2025), des Arbeitszeitgesetzes, des Mindestlohngesetzes und des im Juni 2026 bekannt gewordenen Referentenentwurfs.

Die Kurzfassung

Heute Pflicht: Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer erfassen. Das gilt seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022.
Heute frei: Eine bestimmte Form gibt es nicht. Auch handschriftliche Aufzeichnungen sind erlaubt.
Strenger schon heute: Für Minijobber und für bestimmte Branchen (zum Beispiel Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung, Friseure) schreibt das Mindestlohngesetz die Aufzeichnung ausdrücklich vor: spätestens nach sieben Tagen, aufbewahrt zwei Jahre.
Geplant: Ein im Juni 2026 bekannt gewordener Referentenentwurf sieht eine tägliche elektronische Erfassung vor. Betriebe mit bis zu zehn Arbeitnehmern sollen weiter auf Papier erfassen dürfen. Das Kabinett hat den Entwurf bisher nicht beschlossen.

Was heute gilt

Der Europäische Gerichtshof hat am 14. Mai 2019 entschieden (C-55/18): Die Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers gemessen werden kann. Das Bundesarbeitsgericht hat daraus am 13. September 2022 gefolgert, dass diese Pflicht in Deutschland schon gilt. Sie ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG). Ein neues Gesetz war dafür nicht nötig.

Laut Bundesarbeitsgericht muss das System „objektiv, verlässlich und zugänglich“ sein. Der Arbeitgeber muss es nicht nur bereitstellen, sondern auch tatsächlich nutzen. Die Erfassung muss „nicht ausnahmslos und zwingend elektronisch erfolgen“; je nach Tätigkeit und Größe des Betriebs können Aufzeichnungen auf Papier genügen. Die Aufzeichnung selbst darf der Arbeitgeber an die Beschäftigten abgeben. Verantwortlich bleibt er trotzdem.

Das Bundesarbeitsministerium schreibt in seinen Fragen und Antworten: Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Eine Formvorschrift gibt es derzeit nicht. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, entbindet aber nicht von der Erfassung. Die allgemeine Pflicht kontrollieren die Arbeitsschutzbehörden der Länder, die Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz der Zoll.

Regel	Für wen	Was gilt
BAG, 1 ABR 22/21 (§ 3 ArbSchG)	Alle Arbeitgeber mit Arbeitnehmern	Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen; Form frei
§ 16 Abs. 2 ArbZG	Alle Arbeitgeber	Arbeitszeit über acht Stunden pro Werktag aufzeichnen, zwei Jahre aufbewahren; Bußgeld bis 30.000 €
§ 17 MiLoG	Minijobber (außer im Privathaushalt) und Branchen nach § 2a SchwarzArbG	Beginn, Ende, Dauer spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach dem Arbeitstag, zwei Jahre aufbewahren; Bußgeld bis 30.000 €
Referentenentwurf vom 18.06.2026 (geplant)	Alle Arbeitgeber, Ausnahmen für kleine Betriebe	Täglich und elektronisch erfassen; noch nicht beschlossen

Minijobs und besondere Branchen

Das Mindestlohngesetz enthält schon seit Jahren eine ausdrückliche Pflicht (§ 17 MiLoG). Sie gilt für geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV, nicht aber für Minijobs in Privathaushalten. Und sie gilt für alle Beschäftigten in den Branchen aus § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes. Das sind derzeit: Baugewerbe, Gaststätten und Beherbergung, Personenbeförderung, Spedition, Transport und Logistik (einschließlich Lieferdiensten über Plattformen), Schausteller, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft (ohne Fleischerhandwerk), Prostitutionsgewerbe, Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe.

Ausgenommen sind nach der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV) Beschäftigte mit einem regelmäßigen Monatsentgelt über 4.461 € brutto (oder über 2.974 €, wenn es nachweislich zwölf Monate gezahlt wurde) sowie mitarbeitende enge Familienangehörige. Die allgemeine Pflicht aus dem BAG-Beschluss gilt für diese Personen trotzdem.

Was geplant ist

Im Juni 2026 wurde ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes bekannt (öffentlich seit dem 18. Juni 2026). Das Ministerium hat ihn in der Regierungspressekonferenz vom 19. Juni 2026 als „interne Arbeitsfassung“ bezeichnet und nicht kommentiert. In der Koalition ist der Entwurf umstritten. Am 5. Oktober 2026 erklärte das Bundesarbeitsministerium, man arbeite weiter am Arbeitszeitgesetz, innerhalb der Koalition gebe es aber noch Abstimmungsbedarf. Bis Anfang November 2026 haben wir keinen Kabinettsbeschluss und keine Bundestagsdrucksache gefunden. Ob und in welcher Form die elektronische Pflicht kommt, ist offen. Laut Entwurf soll Folgendes gelten:

Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit werden am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufgezeichnet (§ 16 Abs. 2 ArbZG-E), Aufbewahrung mindestens zwei Jahre.
Arbeitgeber mit bis zu zehn Arbeitnehmern dürfen dauerhaft auch nicht elektronisch erfassen (Abs. 8).
Übergangsfristen für die elektronische Form nach Inkrafttreten: ein Jahr für alle, zwei Jahre unter 250 Arbeitnehmern, fünf Jahre unter 50 Arbeitnehmern (Abs. 9).
Ein Tarifvertrag kann Papier oder eine Erfassung bis zum siebten Tag erlauben (Abs. 7).
Beschäftigte können Auskunft und eine Kopie ihrer Aufzeichnungen verlangen (Abs. 5).
Laut Begründung genügt auch eine herkömmliche Tabellenkalkulation als elektronische Aufzeichnung.

Unsere Einschätzung: Die Details können sich noch deutlich ändern. Verlassen sollten Sie sich nur auf das, was heute gilt. Wer neu einführt, wählt am besten eine Lösung, die auch die geplanten Regeln erfüllen würde: täglich erfassen, elektronisch auswertbar, zwei Jahre aufbewahren.

Was Sie jetzt tun sollten

Methode festlegen: Stundenzettel, Tabelle oder App – Hauptsache, sie wird täglich genutzt. Eine einfache Stundenzettel-Vorlage reicht für den Anfang.
Prüfen, ob § 17 MiLoG greift: Unser Zeiterfassungs-Check zeigt, welche Pflichten für Ihren Betrieb gelten.
Zuständigkeit klären: Wer trägt ein, wer kontrolliert, wer korrigiert Fehler?
Zwei Jahre ablegen: Geordnet nach Monat und Person. Wird nach den Zeiten abgerechnet, klären Sie mit der Steuerberatung, ob längere steuerliche Fristen gelten.
Bei einer App: Datenschutz und gegebenenfalls Betriebsrat einbeziehen. Worauf es ankommt, steht in unserer Checkliste zur Auswahl.

Häufige Fragen

Gilt die Pflicht auch für Betriebe mit nur einem Mitarbeiter?

Ja. Der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts kennt keine Mindestgröße. Die Größe spielt nur bei der Form eine Rolle: Im kleinen Betrieb kann Papier genügen.

Muss ich als Selbständiger meine eigene Zeit erfassen?

Nein. Die Pflicht betrifft Arbeitnehmer. Inhaber ohne Angestellte sind nicht erfasst. Für leitende Angestellte im Sinne von § 5 Abs. 3 BetrVG gilt das Arbeitszeitgesetz nicht (§ 18 ArbZG). Ob sie auch von der Pflicht aus dem BAG-Beschluss ausgenommen sind, ist nicht abschließend geklärt. Lassen Sie solche Fälle im Zweifel fachlich prüfen.

Ist Vertrauensarbeitszeit noch erlaubt?

Ja. Beschäftigte dürfen weiter selbst über Beginn und Ende entscheiden. Die Arbeitszeit muss aber trotzdem aufgezeichnet werden, damit Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten eingehalten werden.

Welches Bußgeld droht?

Für fehlende Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG (Arbeitszeit über acht Stunden) und nach § 17 MiLoG sehen die Gesetze jeweils bis zu 30.000 € vor. Für die allgemeine Pflicht aus dem BAG-Beschluss nennt das Bundesarbeitsministerium Nachbesserungen und gegebenenfalls Bußgelder je nach Schwere des Verstoßes.

Wann kommt die elektronische Pflicht?

Das ist offen. Bisher gibt es nur einen Referentenentwurf. Laut Entwurf würden auch danach Übergangsfristen von einem bis fünf Jahren gelten, und Betriebe mit bis zu zehn Arbeitnehmern dürften dauerhaft weiter auf Papier erfassen – allerdings am selben Tag. Wir aktualisieren diese Seite, sobald es einen Regierungsentwurf gibt.