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Stundenzettel-Vorlage: Was drinstehen muss
Ein Stundenzettel braucht pro Arbeitstag Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit. Füllen Sie ihn zeitnah aus und bewahren Sie ihn mindestens zwei Jahre auf – das ist teils Pflicht, sonst unsere Empfehlung. Unten finden Sie eine einfache Monatsvorlage, die Sie direkt ausdrucken können.
Geprüft im November 2026 anhand der Fragen und Antworten des Bundesarbeitsministeriums (Stand 8. August 2025), des BAG-Beschlusses 1 ABR 22/21, der §§ 16 ArbZG und 17 MiLoG, des § 147 AO und des im Juni 2026 bekannt gewordenen Referentenentwurfs.
Die Kurzfassung
- Pflicht: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für jeden Arbeitnehmer.
- Papier ist erlaubt: Eine Formvorschrift gibt es heute nicht. Ein ausgefüllter Stundenzettel genügt, wenn er tatsächlich genutzt wird.
- Frist: Bei Minijobbern und in Branchen nach § 2a SchwarzArbG spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach dem Arbeitstag. Für alle anderen empfehlen wir den Eintrag am selben Tag.
- Aufbewahrung: mindestens zwei Jahre. Dient der Zettel als Grundlage der Lohnabrechnung, können steuerliche Fristen länger sein.
Welche Angaben nötig sind
| Angabe | Pflicht? | Warum |
|---|---|---|
| Name des Arbeitnehmers, Monat und Jahr | Ja, praktisch nötig | Damit der Zettel einer Person und einem Zeitraum zugeordnet werden kann. |
| Datum | Ja | Die Pflicht bezieht sich auf die tägliche Arbeitszeit. |
| Beginn und Ende | Ja | Ausdrücklich verlangt (BAG, BMAS, § 17 MiLoG). |
| Pausen | Empfohlen | Ohne Pausen lässt sich die Dauer nicht nachvollziehen. |
| Dauer (Stunden ohne Pausen) | Ja | Ausdrücklich verlangt; Grundlage für Höchstarbeitszeit und Lohn. |
| Bemerkung (Urlaub, krank, Feiertag) | Empfohlen | Erklärt Lücken und erleichtert die Lohnabrechnung. |
| Unterschriften | Empfohlen | Nicht vorgeschrieben, hilft aber als Nachweis, dass beide Seiten die Zeiten bestätigen. |
Das Bundesarbeitsgericht verlangt ein System, das „objektiv, verlässlich und zugänglich“ ist. Für einen Stundenzettel heißt das aus unserer Sicht: mit Kugelschreiber ausfüllen, nicht nachträglich überschreiben, Korrekturen kenntlich machen und den Zettel so ablegen, dass Beschäftigte ihn einsehen können. Arbeitszeit über acht Stunden am Werktag muss nach § 16 Abs. 2 ArbZG ohnehin erkennbar sein.
Vorlage zum Ausdrucken
Stundenzettel / Arbeitszeitnachweis
| Tag | Beginn | Ende | Pausen (Min.) | Dauer (Std.) | Bemerkung |
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| Summe Stunden im Monat | |||||
Aufbewahren: mindestens zwei Jahre (Pflicht u. a. nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 Abs. 1 MiLoG, sonst empfohlen). Quelle: kmupraxis.de
So nutzen Sie die Vorlage
- Pro Person und Monat ein Blatt ausdrucken. Die Tabelle hat 31 Zeilen; nicht benötigte Tage streichen Sie.
- Täglich eintragen, am besten zum Arbeitsende. Den Eintrag dürfen die Beschäftigten selbst machen; verantwortlich bleiben Sie als Arbeitgeber.
- Monatlich prüfen: Summe bilden, Tage mit mehr als acht Stunden prüfen, beide unterschreiben.
- Ablegen: nach Monat und Person, mindestens zwei Jahre.
Wie lange aufbewahren?
Das Arbeitszeitgesetz verlangt zwei Jahre für Aufzeichnungen über Arbeitszeit von mehr als acht Stunden am Werktag (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Das Mindestlohngesetz verlangt zwei Jahre für Minijobber und die Branchen nach § 2a SchwarzArbG (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Für die allgemeine Pflicht aus dem BAG-Beschluss gibt es keine eigene Frist; wir empfehlen trotzdem mindestens zwei Jahre. Der Entwurf vom Juni 2026 sieht ebenfalls zwei Jahre vor. Die Abgabenordnung schreibt für Buchungsbelege acht Jahre und für sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen sechs Jahre vor (§ 147 AO). Unsere Einschätzung: Rechnen Sie Stundenlöhne direkt nach dem Stundenzettel ab, kann er zu den Lohnunterlagen zählen. Klären Sie die Frist dann mit Ihrer Steuerberatung.
Papier, Tabelle oder App?
Heute ist Papier erlaubt. Nach dem Entwurf müssten Betriebe mit mehr als zehn Arbeitnehmern nach einer Übergangszeit elektronisch erfassen; laut Begründung würde dafür auch eine Tabellenkalkulation genügen. Die Vorlage lässt sich deshalb leicht in Excel oder LibreOffice nachbauen. Ab mehreren Standorten, Schichten oder Außendienst ist eine App oft bequemer – unsere Auswahlhilfe zeigt die Kriterien. Ob die Vorlage für Sie reicht, zeigt der Zeiterfassungs-Check.
Häufige Fragen
Ist ein handschriftlicher Stundenzettel rechtlich zulässig?
Ja. Das Bundesarbeitsministerium schreibt, dass derzeit keine Formvorschrift besteht und die Aufzeichnung auch handschriftlich erfolgen kann. Das Bundesarbeitsgericht hält Papier je nach Betrieb für ausreichend.
Muss der Stundenzettel unterschrieben sein?
Eine Unterschrift ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Sie ist aber sinnvoll, weil sie zeigt, dass Arbeitnehmer und Arbeitgeber die Zeiten bestätigen.
Reicht es, nur Überstunden aufzuschreiben?
Nein. Das Bundesarbeitsministerium stellt klar, dass die alte Regel aus § 16 Abs. 2 ArbZG nicht mehr genügt. Nach dem BAG-Beschluss ist die gesamte Arbeitszeit aufzuzeichnen.
Darf ich Stundenzettel einscannen und das Papier wegwerfen?
Für die arbeitsrechtliche Pflicht ist keine Form vorgeschrieben, ein lesbarer Scan ist aus unserer Sicht ausreichend. Gilt der Zettel als steuerliche Unterlage, beachten Sie die Regeln zum ersetzenden Scannen und fragen Sie Ihre Steuerberatung.
- Bundesministerium für Arbeit und Soziales: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung (Stand 8. August 2025, abgerufen November 2026)
- Bundesarbeitsgericht: Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21, Rn. 22–23, 65 (abgerufen November 2026)
- § 16 ArbZG (abgerufen November 2026)
- § 17 MiLoG (abgerufen November 2026)
- § 147 AO (abgerufen November 2026)
- Bundesministerium für Arbeit und Soziales: Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes, bekannt geworden am 18. Juni 2026, nicht vom Ministerium veröffentlicht, § 16 Abs. 2 ArbZG-E und Begründung; Text über bdkv.de (PDF) (abgerufen November 2026)
