E-Rechnung mit Excel oder Word erstellen: Geht das? Drei Wege im Vergleich

Nicht direkt. Eine Rechnung, die Sie in Word oder Excel schreiben und als PDF speichern, ist keine E-Rechnung. Es gibt aber Wege, trotzdem bei Ihrer gewohnten Vorlage zu bleiben – mit unterschiedlich viel Aufwand.

Geprüft im November 2026 anhand der FAQ des Bundesfinanzministeriums (Stand Oktober 2026).

Die kurze Antwort

Eine E-Rechnung ist eine Datei in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL).
Word- und Excel-Dateien sowie daraus erzeugte PDFs sind kein solches Format. Sie gelten als „sonstige Rechnung“.
Zwischen Unternehmen ist die sonstige Rechnung grundsätzlich nur noch während der Übergangsfristen erlaubt: für alle bis Ende 2026, bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Dauerhaft erlaubt bleibt sie bei Rechnungen bis 250 € brutto und bei Rechnungen von Kleinunternehmern. Ein PDF per E-Mail braucht dabei immer die Zustimmung des Empfängers.

Warum eine Word- oder Excel-Rechnung keine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung muss so aufgebaut sein, dass ein Programm sie ohne Abtippen lesen kann: Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Adressen stehen in festen Feldern. Ein PDF aus Word zeigt dieselben Angaben nur als lesbares Dokument für das menschliche Auge, nicht in festen Datenfeldern. Das Bundesfinanzministerium nennt in seiner FAQ ausdrücklich das einfache PDF als Beispiel für eine sonstige Rechnung, weil es kein strukturiertes Format hat. Für Word- und Excel-Dateien gilt dasselbe. Es zählen strukturierte Formate nach EN 16931 – oder andere Formate, die Sie mit Ihrem Kunden vereinbaren und die die Daten genauso auslesbar machen.

Drei Wege, wenn Sie bei Excel oder Word bleiben wollen

Weg	So funktioniert es	Vorteil	Nachteil
Excel-Erweiterung (Add-in)	Eine Zusatzsoftware erzeugt aus Ihrer Excel-Vorlage eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei.	Gewohnte Vorlage bleibt	Oft kostenpflichtig; Vorlage muss alle Pflichtfelder enthalten; richtiges Profil wählen
Online-Generator	Rechnungsdaten aus Word oder Excel in ein Web-Formular übertragen und die E-Rechnung herunterladen.	Oft kostenlos	Doppelte Arbeit pro Rechnung; Nummern und Ablage selbst organisieren
Umstieg auf ein Rechnungsprogramm	Kunden und Leistungen einmal anlegen, Rechnungen direkt als E-Rechnung erzeugen und archivieren.	Weniger Aufwand pro Rechnung	Meist monatliche Kosten (Gratis-Tarife nur mit Mengengrenze), einmalige Umstellung

Welche kostenlosen Generatoren und Gratis-Tarife es gibt und wo deren Grenzen liegen, zeigt unser Ratgeber E-Rechnung kostenlos.

Aufwand im Vergleich

Die Minutenwerte sind Beispiele, keine Messwerte. Tragen Sie Ihre eigene Schätzung ein.

Wann sich der Umstieg auf ein Programm lohnt

Unsere Einschätzung: Wer nur wenige Rechnungen im Monat schreibt, kommt mit einem Generator oder Add-in aus. Wer regelmäßig Rechnungen stellt, Zahlungen überwachen oder Belege für die Steuerberatung sammeln muss, spart mit einem Rechnungsprogramm meist Zeit. Wichtig ist, dass das Programm E-Rechnungen im richtigen Format erzeugt, empfängt und 8 Jahre unverändert archiviert. Die Checkliste zur Software-Auswahl hilft beim Vergleich.

Worauf Sie beim Umstieg achten sollten

Rechnungsnummern fortführen: Jede Nummer darf nur einmal vorkommen. Starten Sie im neuen Weg am besten mit der nächsten freien Nummer, damit nichts doppelt vergeben wird.
Alte Rechnungen aufbewahren: Bisherige Rechnungen müssen Sie weiter 8 Jahre aufbewahren, auch wenn Sie das Werkzeug wechseln. E-Rechnungen bewahren Sie im Originalformat auf, nicht nur als Ausdruck.
Testrechnung: Schicken Sie die erste E-Rechnung an einen Stammkunden und fragen Sie, ob alles ankommt.
Prüfen lassen: Das Bundesfinanzministerium empfiehlt, E-Rechnungen schon beim Erstellen zu prüfen (Validierung).

Häufige Fragen

Kann ich ein Word-PDF einfach in ZUGFeRD umwandeln?

Ein reines Umbenennen oder Speichern als PDF reicht nicht. Ein Werkzeug muss die Rechnungsdaten als strukturierte XML-Datei erzeugen und in das PDF einbetten. Manche Konverter lesen dafür das PDF aus; prüfen Sie das Ergebnis mit einem Validator und kontrollieren Sie die ausgelesenen Daten in einem Viewer. Bei Abweichungen gilt der Datenteil, nicht das PDF-Bild.

Darf ich 2026 noch Rechnungen aus Word verschicken?

Ja. Bis Ende 2026 dürfen alle Betriebe sonstige Rechnungen ausstellen: auf Papier immer, als PDF per E-Mail mit Zustimmung des Empfängers. Bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz gilt das bis Ende 2027.

Brauche ich bei Privatkunden eine E-Rechnung?

Nein. Für Rechnungen an Privatkunden gibt es keine E-Rechnungspflicht. Sie dürfen weiter Rechnungen aus Word oder Excel verwenden: auf Papier immer, per E-Mail als PDF, wenn der Kunde einverstanden ist.

Und als Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, auch nicht nach 2027. Sie dürfen weiter Rechnungen aus Word oder Excel schreiben: auf Papier immer, als PDF mit Zustimmung des Kunden. Freiwillig dürfen sie auch E-Rechnungen schicken. Empfangen müssen sie E-Rechnungen aber können. Mehr im Ratgeber für Kleinunternehmer.