Ratgeber
Kassensystem für kleine Betriebe auswählen
Ein passendes Kassensystem für die geplante Kassenpflicht ab 2028 muss vor allem drei Dinge können: eine zertifizierte TSE nutzen, Daten für das Finanzamt exportieren und elektronische Belege bereitstellen. Danach entscheiden Branche, Zahlungsarten und laufende Kosten. Diese Checkliste hilft beim Vergleich.
Geprüft im November 2026 anhand des Regierungsentwurfs (Bundestag-Drucksache 21/8867), des § 146a AO und der Liste zertifizierter TSE beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).
Kurzfassung
- Pflicht-Kriterien: zertifizierte TSE, Export nach DSFinV-K, elektronischer Beleg ab 2028 (geplant), Unterstützung bei der Mitteilung an das Finanzamt.
- Bauart frei wählbar: Registrierkasse, Kassensystem oder Cloud-Kasse auf Tablet oder Smartphone sind erlaubt.
- Kosten: Die Bundesregierung rechnet mit rund 500 bis 575 € Anschaffung und 93 € TSE-Gebühr im Jahr. Die Wirtschaftsverbände nennen aus der Praxis rund 3.500 € je Kasse.
- Zeitpunkt: Angebote jetzt einholen, kaufen möglichst erst, wenn der Gesetzestext feststeht (Beschluss geplant für 18. Dezember 2026).
Checkliste: Pflicht-Kriterien
Diese Punkte sollten Sie sich vom Anbieter schriftlich bestätigen lassen:
- Zertifizierte TSE: Das System muss mit einer vom BSI zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung arbeiten, als USB-Stick, Karte oder Cloud-Dienst. Fragen Sie nach der Zertifizierungs-ID und gleichen Sie sie mit der BSI-Liste ab. Achten Sie auf das Ablaufdatum des Zertifikats.
- Datenexport DSFinV-K: Die Kasse muss Daten nach der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung ausgeben, damit Prüfer bei einer Nachschau darauf zugreifen können.
- Elektronischer Beleg ab 2028 (geplant): Fragen Sie, wie das System den Beleg bereitstellt (QR-Code auf dem Kundendisplay, E-Mail, Download-Link oder NFC) und ob dafür ein Kundendisplay nötig ist. Papier muss weiter auf Wunsch möglich sein.
- Mitteilung an das Finanzamt: Elektronische Kassen müssen Sie dem Finanzamt über Mein ELSTER melden: innerhalb eines Monats nach Anschaffung und ebenso nach Außerbetriebnahme. Ab 2028 soll auch ein TSE-Wechsel meldepflichtig sein. Gute Systeme liefern die nötigen Angaben (Seriennummer, TSE-Art) fertig aus.
- Einzelaufzeichnung und Speicherung: Jeder Verkauf muss einzeln, vollständig und unveränderbar erfasst und für Prüfungen verfügbar gehalten werden.
- Verfahrensdokumentation: Der Anbieter sollte Bedienungs- und Programmieranleitung sowie eine Vorlage zur Verfahrensdokumentation bereitstellen. Die IHK München nennt diese Unterlagen ausdrücklich.
Checkliste: Passt die Kasse zu Ihrem Betrieb?
| Kriterium | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|
| Kartenzahlung | Ist ein Kartenterminal eingebunden, damit Kartenzahlungen automatisch in der Kasse landen? Bei Kassenpflicht müssen auch Kartenzahlungen über die Kasse laufen. Gebühren je Zahlung vergleichen. |
| Gastronomie | Tischplan, Bestellung per Handgerät, Küchendrucker, getrennte Rechnungen, Trinkgeld. |
| Handel | Artikelverwaltung, Barcode-Scanner, Lagerbestand, Gutscheine. |
| Bäckerei, Metzgerei, Hofladen | Geeichte Waagenanbindung. Für Kassen mit Waagenfunktion sind Papierbelege bis Ende 2032 erlaubt. |
| Friseur, Kosmetik, Handwerk | Terminbuch, Kundenkartei, Verkauf von Waren und Leistungen in einem Beleg. |
| Markt und mobil | Läuft die Kasse ohne Internet weiter? Akku, mobiler Bondrucker, Cloud-TSE mit Offline-Lösung. |
| Buchhaltung | Export an Steuerberatung oder Buchhaltungsprogramm (z. B. DATEV-Format). Kann die Kasse bei Geschäftskunden über 250 € eine E-Rechnung erzeugen oder übergeben? |
| Vertrag und Support | Laufzeit, Kündigungsfrist, Erreichbarkeit am Wochenende, Ersatzgerät bei Ausfall, Datenzugriff nach Kündigung (Aufbewahrung 10 Jahre). |
Was eine Kasse kostet
Die Bundesregierung hat im Gesetzentwurf vom Statistischen Bundesamt ermittelte Werte angesetzt. Die Wirtschaftsverbände halten sie für zu niedrig.
| Posten | Annahme im Gesetzentwurf |
|---|---|
| Stationäre Kasse, Anschaffung | günstige Modelle ab rund 400 €, angesetzter Mittelwert 575 € |
| Cloud-Kasse, Einrichtung plus Tablet | rund 100 € Einrichtung, Tablet rund 400 €, zusammen rund 500 € (ohne Bondrucker) |
| TSE | 93 € im Jahr je TSE, eine TSE für zwei bis drei Kassen |
| Wartung und Support (stationär) | 100 bis 300 € im Jahr |
| Nutzungslizenz (Cloud-Kasse) | 20 bis 30 € im Monat |
Die DIHK und fünf weitere Spitzenverbände nennen aus Praxiserfahrungen durchschnittlich rund 3.500 € je Kasse, bei Waagen-Kassen-Systemen bis 6.500 €. Unsere Einschätzung: Für einen kleinen Laden mit einer Kasse ist eine Cloud-Kasse oft am günstigsten im Einstieg; über fünf Jahre gerechnet können die monatlichen Gebühren aber mehr ausmachen als die Anschaffung. Vergleichen Sie deshalb immer die Gesamtkosten über mehrere Jahre, inklusive Kartengebühren und Zubehör wie Bondrucker, Kassenlade und Kundendisplay.
Anbieter im Überblick
Die folgenden Namen dienen nur der Orientierung. Es ist keine Bewertung, kein Test und keine vollständige Liste. Leistungen und Preise ändern sich, prüfen Sie sie direkt beim Anbieter.
- App- und Cloud-Kassen auf Tablet oder Smartphone, oft mit Monatsgebühr: zum Beispiel orderbird (vor allem Gastronomie), ready2order, SumUp (Kasse und Kartenzahlung aus einer Hand) und Lightspeed.
- Stationäre Kassensysteme, meist über Fachhändler vor Ort mit Einrichtung und Service: zum Beispiel Vectron und Casio.
- Waagen-Kassen-Systeme für Lebensmittelhandwerk und Theke: zum Beispiel Bizerba und Mettler Toledo.
- TSE-Hersteller (stecken meist im Kassensystem): laut BSI-Liste zum Beispiel Swissbit, Epson, Diebold Nixdorf, fiskaly und D-Trust.
So gehen Sie vor
- Prüfen Sie mit dem Kassenpflicht-Check, ob und ab wann Sie eine Kasse brauchen.
- Schreiben Sie auf, was Ihre Kasse können muss: Branche, Zahl der Kassenplätze, Zahlungsarten, Verkaufsorte.
- Holen Sie zwei bis drei Angebote ein und lassen Sie sich die Pflicht-Kriterien oben schriftlich bestätigen, vor allem den elektronischen Beleg ab 2028.
- Rechnen Sie die Gesamtkosten über fünf Jahre.
- Planen Sie Einführung, Schulung und die Meldung an das Finanzamt, und sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung über den Datenexport.
Häufige Fragen
Reicht eine Kassen-App auf dem Smartphone?
Ja, wenn sie mit einer zertifizierten TSE arbeitet und die Anforderungen des § 146a AO erfüllt. Der Gesetzentwurf schreibt keine bestimmte Bauart vor und nennt Cloud-Kassen ausdrücklich.
Kann meine heutige Kasse ab 2028 digitale Belege?
Das hängt vom Hersteller ab. Laut Gesetzentwurf bieten viele Cloud-Kassen das schon heute an; bei älteren stationären Kassen kann ein Update oder ein Kundendisplay nötig sein. Fragen Sie Ihren Anbieter nach einem verbindlichen Termin.
Sollte ich jetzt schon kaufen?
Unsere Einschätzung: Holen Sie jetzt Angebote ein, kaufen Sie aber möglichst erst nach dem Gesetzesbeschluss. Dann steht fest, welche Anforderungen an den digitalen Beleg gelten. Wer eine elektronische Kasse ohne TSE nutzt, sollte dagegen sofort handeln, denn die TSE ist schon heute Pflicht.
Brauche ich auch ein Kartenterminal?
Eine Pflicht zur Kartenzahlung enthält der Gesetzentwurf nicht. Wenn Sie Karten annehmen, ist eine Anbindung an die Kasse praktisch, weil Kartenzahlungen bei Kassenpflicht ohnehin über die Kasse erfasst werden müssen.
- Deutscher Bundestag: Drucksache 21/8867, Gesetzentwurf der Bundesregierung, § 146a und § 146b AO-E, Art. 101a Abs. 11 EGAO-E, Erfüllungsaufwand S. 21–23 (2. November 2026, abgerufen November 2026)
- § 146a AO – Elektronische Aufzeichnungssysteme (abgerufen November 2026)
- BSI: Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen für elektronische Aufzeichnungssysteme (Stand Oktober 2026, abgerufen November 2026)
- IHK München: Kassenbuchführung (Mitteilungspflicht, Verfahrensdokumentation; abgerufen November 2026)
- Oldenburgische IHK: Pläne zum Kassengesetz (Stellungnahme der Spitzenverbände; abgerufen November 2026)
